Bulletin de salaire électronique : loi et règlement
Le bulletin de paie dématérialisé, ayant la même valeur juridique que celui en version papier, doit être en totale conformité avec la loi. Si les règles de la dématérialisation ne sont pas respectées, des sanctions peuvent être encourues. Il doit donc tout d’abord contenir toutes les informations obligatoires, afin que le salarié puisse l’utiliser pour une demande de crédit par exemple. La fiche de paie doit contenir notamment, des informations sur l’entreprise telles que le numéro de SIRET, l’identification, les conventions collectives mais également l’APE.
Des informations sur le salarié doivent être également mentionnées :
- Le poste de l’employé
- L’identification
- Le travail effectué
- La classification conventionnelle
- Le salaire brut
- Le salaire de base
- Le salaire net
- Les heures de travail
- Les heures supplémentaires
Tout doit être détaillé et expliqué comme un bulletin de salaire classique afin de permettre sa validité totale auprès de la loi du travail.
L’employeur peut également, depuis le 1er Janvier 2017, mettre en place ce processus sans obtenir l’accord préalable de ses salariés. Il doit cependant, les prévenir un mois à l’avance de ce changement, et leurs fournir une fiche de paie papier si ceux-ci en font la demande.
L’entreprise doit aussi respecter certaines conditions de confidentialité et de sécurité. Elle doit tout d’abord permettre la protection du document avec une signature électronique, des codes de cryptage et un horodatage. Pour ce qui est de la confidentialité, les seules personnes pouvant accéder aux informations du bulletin doivent être le salarié en question et les RH.
Enfin, l’employeur est dans l’obligation de respecter certaines règles pour la conservation de ces documents. Il doit impérativement garder un double de chaque bulletin de paie durant un minimum de 5 ans. Enfin, comme chaque document dématérialisé, il doit être accessible soit jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans, soit pendant 50 ans.
Si toutes ces conformités sont respectées, alors le bulletin de salaire électronique sera considéré comme valide aux yeux de la loi.
Quels avantages pour les entreprises ?
Outre le côté réglementaire, le bulletin de salaire numérisé a également de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, l’Etat a mis à disposition des recruteurs une fiche de paie numérique simplifiée afin de faciliter le remplissage et l’envoi de ceux-ci. Mais ce n’est pas son seul avantage, il permet également :
- La modernisation de vos départements RH grâce à cette dématérialisation
- Un gain de temps avec une importation des données de chacun plus rapide sur la fiche de paie préétablie dans le logiciel
- Meilleure traçabilité des documents avec un suivi numérique optimal
- Automatisation de l’envoi de ces documents à chaque fin de mois, selon un choix de date établi
- Economie ; les impressions étant réduites au maximum avec l’envoi électronique, plus besoin d’imprimer chaque bulletin de salaire et donc une utilisation réduite d’enveloppe, d’encre et de papier
- Gain de coût et de place en terme d’archivage ; l’archivage numérique est bien moins coûteux et prend surtout bien moins de place que l’archivage papier
Vous pourrez donc, entre autre, optimiser, simplifier et réglementer vos coûts RH grâce à la dématérialisation du bulletin de salaire de vos employés, de quoi vous convaincre de l’adopter !
Quels avantages pour les salariés ?
La numérisation de la fiche de paie profite certes aux chefs d’entreprise, mais elle profite également aux salariés. Mais alors pourquoi et quels sont réellement ses avantages pour les employés ? On vous les présente juste ici :
- Protection des données ; les données des employés sont protégées et sécurisées afin de n’être jamais divulguées grâce la RGPD (Réglementation sur la protection des données)
- Accessibilité à son document ; il peut y accéder avec un identifiant et un mot de passe, de n’importe où et avec n’importe quels outils (portable, ordinateur etc.)
- Plus de perte de documents ; les bulletins sont stockés dans des coffres fort numériques qui évite toutes les pertes existantes avec les formats papiers
- Mise en place d’un espace de stockage ; l’espace de stockage GED permet au salarié de retrouver l’un de ses documents, ici ses fiches de paies uniquement avec des mots clés. Il peut également déposer des documents personnels comme les impôts ou autres.
5D Normandie vous a donc présenter les règles à respecter lors de l’utilisation et de la mise en place du bulletin de paie dématérialisé dans votre entreprise. Vous pouvez maintenant l’intégrer en toute simplicité dans votre activité en respectant juridiquement les règles lui correspondant. Nous restons à votre disposition pour toutes autres demandes d’informations et/ou de devis afin de vous offrir la meilleure utilisation et expérience possible.
