La GED collaborative, qu'est-ce-que c'est ?
Zeendoc est une application de Gestion Electronique des Documents qui permet de dématérialiser, partager avec vos collaborateurs ou partenaires et exploiter l’ensemble de vos documents dans une base unique.
Elle permet la capture des documents numériques, et la numérisation des documents physique (type papier), puis elle dématérialise tous les processus métier qui y sont liés.
La GED « Zeendoc » gère toutes les étapes du cycle de vie d'un document numérique :
De la création ou acquisition du document ; en passant par l’archivage, le classement, la validation… elle gère également la sécurité des données du document électronique ; sa recherche simple, sa diffusion ; pour finir, elle archive les documents électroniques durant le délai de conservation.
Zeendoc analyse et classe automatiquement les documents, mais aussi protège et sécurise vos informations.
Appliquée aux différents services de l’entreprise, Zeendoc vous fera gagner du temps et de la traçabilité pour vos factures clients, fournisseurs, dossier RH, diffusion des bulletins de salaire… Par exemple, sur un usage fournisseur,
Zeendoc créé des contrôles permanents pour chaque étape du traitement d’une facture électronique, afin de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué, C’est-à-dire que le logiciel « Zeendoc » vous garantit une piste d’audit fiable pour vos données, et vous permettra de générer votre ventilation comptable.
Solution évolutive, Zeendoc se voit enrichir régulièrement des nouvelles fonctionnalités, afin d’apporter des réponses concrètes aux demandes clients.
La pandémie et sa conséquence de télétravail n’ont fait que renforcer la nécessité pour les entreprises de pouvoir partager facilement les informations et de pouvoir collaborer sur un document.
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Mais comment ça marche ?
Tout d’abord, lorsque vous modifiez un document dans Zeendoc, il y a un système de versioning qui se charge de stocker deux versions : la version principale (V-1) du fichier et la version modifiée (V).
Le « versioning » permet d’éviter l’écrasement de la version principale (V-1), néanmoins dans Zeendoc, il est possible de supprimer la version V-1 si vous le souhaitez.
Grâce à Zeendoc, vous avez accès à toutes les fonctionnalités depuis une seule et unique interface : ainsi, les collaborateurs d’une même entreprise qui disposent d’une autorisation d’utilisation peuvent facilement créer, partager, modifier le contenu d’un document et avoir accès aux modifications d’autres collaborateurs,
Cette GED collaborative permet d’harmoniser le travail en présentiel et celui
en distanciel.
L’utilisateur doit posséder un compte Microsoft Office 365 (Excel, Word ou Powerpoint), pour ouvrir un document Office directement depuis l’environnement Zeendoc, afin de procéder à son édition dans le logiciel.
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"ZEENDOC, l'édition en ligne" On vous explique ! |
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Au niveau juridique :
Ce mode opératoire respecte totalement le format « document d’origine ». Lorsqu’il s’agit du stockage numérique, le document ne peut faire l’objet d’aucune modification (pour des raisons d'archivage sécurisé et de gestion de preuve). Les collaborateurs travaillent donc sur une copie.
Il faut savoir que plus de 80 % des fraudes informatiques sont dues à une erreur humaine. La GED garantit une sécurisation optimale de chacun de vos
documents.
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Les avantages pour vos entreprises :
Zeendoc va vous permettre d’améliorer votre gestion des documents qui doivent évoluer, vivre, s’enrichir, par exemple les contrats de travail, de distribution, les contrats commerciaux, documents de qualité, procédures.
Mais ce n’est pas tout, le logiciel facilite la gestion des procédures, telles que les modifications et/ou rédactions des documents en ligne, pour finir dans un classeur centralisant l’ensemble de vos procédures.
Vous pouvez aussi, partager des indications et des instructions aux techniciens pour les futures fabrications et les traitements de commande.
Les documents peuvent être traités par plusieurs collaborateurs et s’enrichir des nombreuses modifications. Zeendoc protège ces données et les ordonne.
Pour les collectivités, vous pouvez stocker des comptes-rendus sans logiciels métiers, travailler sur les délibérations du Conseil municipal, les commissions
de transports, envoyer des demandes entre collaborateurs pour des investissements, …
Le logiciel Zeendoc permet de faciliter la recherche documentaire, le stockage, l'échange, ...
Toutes les données et les contenus qui appartiennent à votre entreprise sont accessibles 24 h/24 dans le cloud que vous retrouverez donc sur tous les supports (PC, tablette, téléphone). La GED peut être reliée au niveau de la comptabilité, lorsque les documents sont stockés sur Zeendoc, avec les différents logiciels de gestion comptable de l’entreprise tel que Sage, EBP, Cegid, Quadratus, Ciel, ...
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5D vous propose un réel partenariat pour vous accompagner tout au long du processus de création et de la personnalisation du logiciel Zeendoc par rapport aux fonctions dans l’entreprise : depuis l’étape d’analyse jusqu’au paramétrage aux différents outils et logiciels.
En nous contactant vous avez la possibilité de constituer une bibliothèque de document « type » à partir de documents existants (contrat, facture, bon de
commande, devis, etc.) et de les enregistrer dans Zeendoc.
Cette solution de GED collaborative « Zeendoc » permet d’optimiser le travail et d’améliorer la productivité.
Pour plus d'information, ou pour avoir une démonstration gratuite, cliquez ici !
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