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Comment ça marche ?
Le processus commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier (format papier), soit au format électronique (mail) ou bien téléchargeable sur une plateforme fournisseur.
Les solutions de dépôt de vos documents s’adaptent rapidement à tous les types de supports.
Ensuite, dans le dépôt de Zeendoc, chaque document est horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A ainsi quelles que soient les actions réalisées sur la copie du document, l’original est stocké au sein de Zeendoc et ne sera pas impacté.
Il faut savoir que les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence…) sont lues automatiquement et que les documents sont classés en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés.
De plus, il est possible de commenter les documents, de personnaliser tout un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs (par les personnes concernées), mais aussi de créer des alertes de relance ou de paiement. C’est-à-dire que vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès avec le rôle de vos collaborateurs, qui vous permet de consulter les actions réalisées sur chaque document. (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.).
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La dématérialisation s’effectue en trois étapes :
1/ L’acquisition de la facture en format numérique.
2/ La validation de la facture pour entraîner son paiement.
3/ L’archivage électronique de la facture.
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Mais est-ce obligatoire de dématérialiser les factures fournisseurs ?
Pourquoi attendre le dernier moment pour passer à la numérisation des factures fournisseurs ?
D’après l’article 26 de la loi de finances rectificative, il est prévu qu’en 2024 toutes les entreprises auront l’obligation d'accepter la facture électronique, mais aussi d’émettre et de la transmettre. Donc de gérer des « factures fournisseurs » reçues, envoyées ou transférées principalement par voie électronique (dématérialisation entrante des factures).
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Au sein du communiqué de presse du 17 août 2022, le ministère de l’Économie met en place le calendrier de la facturation électronique entre entreprises.
Voici le communiqué de presse du 17/08/22 :
Les obligations de facturation électronique seront imposées :
- à partir du 1 er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- à partir du 1 er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
- à partir du 1 er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
- à partir du 1 er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
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Dans quels buts l’Etat français
- Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allégement attendu des charges administratives et à la réduction des délais de paiement.
- Le gain est estimé à 4,5 milliards d’euros pour l’économie Française
- Simplifier la déclaration de TVA obligatoire des entreprises en préremplissant les déclarations.
- Mieux détecter les fraudes
- Mieux connaitre en temps réel l’activité des entreprises
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Quatre fonctions réglementaires de conservation pour la dématérialisation des factures fournisseurs :
- La fonction commerciale, qui d’après l’article L 441-3 du code de Commerce, dit qu’une transaction commerciale doit être conservée au moins 10 ans.
- Un aspect expert-comptable, avec une conservation de minimum 6 ans des justificatifs des écritures comptables.
- Une fonction juridique, il faut une réelle preuve qu’une transaction commerciale a eu lieu, d’après l’article L 110-3 du code de Commerce.
- Une fonction fiscale, le justificatif de la TVA déductible doit garantir la conformité fiscale/TVA de vos solutions de dématérialisation des factures.
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Pour ne pas être pris de court, optez dès maintenant pour une solution de dématérialisation des factures chez 5D en partenariat avec Zeendoc.
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Les avantages que cela vous apporte :
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Grâce à un système unique de capture et de classement et de recherche, la dématérialisation offre de nombreux bénéfices dans le traitement des documents fournisseurs, comme :
- RÉDUCTION DES COÛTS : Erreurs, stockage, impression et affranchissement, traitement, coûts d’envoi, coûts d'archivage…
- GAIN DE TEMPS : Classement automatique des documents et réduction du temps de contrôle des factures
- SIMPLIFICATION DES PROCESS : Création d’un dossier qui regroupe l’ensemble des informations, mise en place d’un circuit de validation, traçabilité des opérations et alertes sur les échéances
- SIMPLIFIEZ VOS ECHANGES : favorisez vos échanges à distance (télétravail, déplacements, etc.)
- UNE IMAGE IMPORTANTE : Auprès de vos fournisseurs et comptable vos images vont évoluer avec une solution moderne et française qui donne forcément plus envie.
- FLUIDIFICATION DE LA TRÉSORERIE : Vous avez accès quotidiennement à toutes vos données beaucoup plus rapidement que par courrier ou par mail.
- DIMINUTION DE L’EMPREINTE CARBONE : La dématérialisation de votre facture va permettre de supprimer une grande partie de papier et en évitant les déplacements. C’est un vrai geste pour notre environnement aussi.
Vous avez la garantie d’une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation.
La Piste d’audit fiable met en place des contrôles internes sur les documents en permanence qui constitue une meilleure gestion des factures. Elle fournit la preuve de la validité des factures et d’assurer une vérification fiscal sérieuse auprès de vos processus dédiés à la facturation.
5D vous propose un réel partenariat pour vous accompagner tout au long du processus : depuis l’étape préliminaire d’analyse en passant par la formation et le paramétrage aux différents outils et logiciels.
Pour plus d’information, vous pouvez cliquer sur ce lien pour demander une démonstration gratuite :
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