Qu'est-ce que la dématérialisation du dossier RH ?
La dématérialisation du dossier RH est un processus de numérisation des documents administratifs relatifs aux employés. Il permet de stocker, gérer et archiver les documents sous forme électronique. Les documents concernés sont ceux du dossier papier actuel, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les congés, les formations, etc.
Les fonctionnalités avancées des solutions de dématérialisation peuvent remplacer l’ensemble des processus actuels :
- La signature électronique, autorise aujourd’hui pour les contrats de travail, les entretiens annuels, …
- Les alertes sur les dates d’échéance : vous n’aurez plus besoin de suivre des tableaux Excel pour renouveler vos accréditations, les périodes d’essaies, les fin de CCD, les formations obligatoires tel que CACES, pompier, ou autre.
- Les formulaires : les chefs de services peuvent, au travers de formulaire que nous créons, faire par exemple leur demande d’embauche. Les salariés peuvent faire leur demande de congés, qui suivra un circuit de validation. (chef de service => service RH)
- Les bulletins de salaires électronique : la loi El Khomri stipule que l’employeur peut envoyer les bulletins de paies dématérialisé aux salariés sans forcément leurs avoir demandés au préalable.
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La dématérialisation du dossier RH présente de nombreux avantages pour les entreprises :
Gain de temps et d'espace : les documents numérisés sont faciles à stocker et à gérer, ce qui permet de libérer l'espace de stockage physique et de réduire le temps nécessaire pour rechercher des documents.
Sécurité des données : les données numérisées sont stockées dans des serveurs sécurisés, ce qui évite les risques de perte ou de vol des documents papiers.
Facilité d'accès : les documents numérisés sont accessibles depuis n'importe quel endroit avec une connexion internet, ce qui permet aux employés et aux responsables RH d'y accéder librement, rapidement et facilement en fonction de leurs droits. La direction peut consulter un dossier RH de partout sans avoir à solliciter le service RH.
Réduction des coûts : la dématérialisation permet de réduire les coûts liés à la gestion des documents papiers, tels que les coûts de stockage, d'impression et de transport. L’envoie de bulletin de salaire via les coffres fort électronique est moins cher qu’un timbre.
Respect de l'environnement : la dématérialisation réduit la consommation de papier et d'énergie nécessaire pour la gestion des documents papiers, ce qui contribue à la protection de l'environnement.
La partie juridique pour les BDS :
Le Code du travail établit ici la règle générale de la dématérialisation des BDS et inverse les rôles entre salarié et employeur. Auparavant, il s'agissait de la demande de la part de l'employeur du consentement du salarié pour lui transmettre le bulletin de paie sous une forme dématérialisation.
Désormais, dans l’attente du bulletin de paie simplifié prévu par la loi pour les PME prévu à partir de 2018, le salarié devra recevoir une fiche de paie de façon électronique, et non plus remise en main propre ou par voie postale. Cependantchaque salarié aura le pouvoir de s’y opposer après le premier envoi dématérialisé. Les entreprises n’ont pas à solliciter l’accord du salarié, mais elles ont le devoir de lui permettre d’exprimer son refus.
L’entreprise doit garantir la disponibilité du bulletin de paie de ses salariés durant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.
De plus, l’entreprise est dans l’obligation de conserver un double des bulletins de paies durant 5 ans. Avec une solution comme Zeendoc, vous remplissez les obligations sans vous soucier de quoique ce soit.
5D accompagne les entreprises dans le passage à la dématérialisation :
5D est une entreprise spécialisée dans la mise en place des solutions de gestion documentaire dématérialisée. Il est utile, pour une entreprise qui souhaite passer à la dématérialisation du dossier RH, d’avoir recourt à un intégrateur de solution. Il apportera une expertise technique et une expérience qui facilitera la mise en place de la solution et garantira sa réussite.
Les intégrateurs 5D dispose d'une expertise technique dans la mise en place de solutions de dématérialisation de documents. Ils vous accompagnent dans le choix de la solution la plus adaptée aux besoins votre l'entreprise.
Les intégrateurs de solution chez 5D accompagnent et forment les employés de l'entreprise au changement, ce qui est essentiel pour garantir une utilisation optimale de la solution.
La mise en place de la dématérialisation du dossier RH :
La mise en place de la solution de dématérialisation doit être prévue de façon à minimiser les perturbations dans le fonctionnement de l'entreprise.
Analyse des besoins :
Les intégrateurs 5D font dans un premier temps un audit afin de comprendre le fonctionnement interne de l’entreprise ainsi que les besoins concernant le dossier RH. De ce fait, cet audit permettra de définir les documents à numériser et les fonctionnalités nécessaires pour la gestion des documents. Il est également important de prendre en compte les contraintes légales ainsi que les contraintes réglementaires relatives à la gestion des données personnelles des employés.
L’objectif soit que la mise en place d’une solution de gestion documentaire soit sur-mesure et adaptée au fonctionnement actuel de l’entreprise.
Choix des différentes solutions de dématérialisation :
Le choix des solutions de dématérialisation dépend des besoins spécifiques de l'entreprise. Il existe plusieurs solutions de dématérialisation sur le marché, chacune d’elles possède ses propres fonctionnalités et ses propres avantages.
Il est important de choisir une solution adaptée afin d’offrir une interface facile à utiliser, une gestion sécurisée des données et une évolutivité suffisante pour répondre aux besoins futurs de l’entreprise.
Formation des employés :
La formation des employés est essentielle pour garantir une utilisation optimale et pérenne de la solution de dématérialisation.
5D propose des démonstrations sur l'utilisation des différentes solutions, des procédures à suivre pour numériser et gérer les documents, tout en respectant les politiques de sécurité liées à la gestion des données personnelles des employés.
Conclusion :
La dématérialisation du dossier RH est un processus clé pour moderniser la gestion du personnel. Elle offre des avantages importants tels que le gain de temps et d'espace, la sécurité des données, la facilité d'accès, la réduction des coûts et le respect de l'environnement.
