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LA DEMATERIALISATION DE FACTURES, EXPLICATION EN QUELQUES MOTS:
Jusqu'alors, vos factures sont des documents dit physique (support papier), envoyés par la poste. La dématérialisation de vos factures permet de passer de ce support physique au support numérique. Pour répondre à la demande de certains clients, les factures sont parfois envoyées en PDF, par mail. Ce process présente un risque légal. En dématérialisant vos factures avec une procédure établie et sûre, vous allez optimiser vos tâches administratives.
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ON VOUS EXPLIQUE LES AVANTAGES :
La dématérialisation des factures clients vous apporte un réel gain de temps et des économies. En effet, au travers d'un outil de dématérialisation, le traitement de vos factures est automatisé, vous allez gagner du temps "Homme" sur les tâches chronophages de type : mise sous pli, affranchissement, suivi des envois, relances des mails non lus,...
Les collaborateurs seront libres de se concentrer pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
et affranchissement) et des coûts d'archivage.
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Le traitement automatique des factures clients permet de réduire, voir d’annuler certaines étapes liées au traitement papier d’une facture. Vous permettant d'économiser entre 25% et 50% des coûts de traitements.
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ET DU CÔTÉ JURIDIQUE : L'ORDONNANCE DU 15 SEPTEMBRE 2021 ?
Initialement prévue en 2023, la réforme de 2024 prévue par la loi de finance (article l.53), va modifier en profondeur les règles d'échanges de factures.
Toutes les entités soumises à la TVA, quelques soient leur taille, devront dès 2024 être en mesure de recevoir des factures électroniques, et selon un échéancier établi, dans l’obligation d’émettre leurs factures au format numérique, ce en conformité de la loi de finance (article l.53).
L'ensemble des factures devra être transmise au Portail Public de Facturation (le PPF), l'équivalent de Chorus pour les collectivités, au travers ou non d'une plateforme partenaire. Ces plateformes partenaires doivent être certifiées, les éditeurs devant se mettre en conformité en terme de sécurité et de fonctionnalité, afin de proposer un process légal d'e-invoicing - terme employé pour désigner la facturation électronique - et d'e-reporting - transmission à l'administration des informations liées aux opérations commerciales sans factures surtout valable pour les opérations vers les particuliers ou avec l'étranger).
S'équiper d'une application de dématérialisation personnalisable et ergonomique, aide les entreprises à envoyer leurs factures électroniques dans le PPF et dans Chorus et à se mettre en conformité avec ces nouvelles règles de TVA. Elles permettent de sécuriser et de simplifier le traitement des factures entrantes et sortantes.
C’est dans le cadre de préparer les différentes entreprises que cet article a été créé, afin d'accompagner les entreprises et les clients jusqu’à ce que la loi entre définitivement en vigueur à partir de 2024.
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En effet, d'après l'article 3 de l'ordonnance du 15 septembre 2021, un calendrier de déploiement de la facturation électronique par les entreprises à été créé :
- à compter du 1er juillet 2024, en réception pour l’ensemble des assujettis ;
- à compter du 1er juillet 2024, en transmission pour les grandes entreprises ;
- à compter du 1er janvier 2025, en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- à compter du 1er janvier 2026, en transmission pour les petites et moyennes entreprises.
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ZEENDOC, LA DEMATERIALISATION IDEALE
Zeendoc est un logiciel de gestion électronique des documents. Cette application permet de partager avec vos collaborateurs ou vos partenaires et d’exploiter l’ensemble de vos documents dans une base unique. Lorsqu’une facture est déposée dans Zeendoc, Elle est automatiquement dématérialisée, classée et liée à l’ensemble des documents qui la justifient. Grâce au modèle d'envoi, vos factures sont envoyées en quelques secondes chez vos clients, actuellement en électronique, sur chorus ou en papier par le centre éditique, et demain, vers chorus et la PPF. En un clic, vous retracez et justifiez la transaction (Devis, bon de commande, bon de livraison…). Si vous avez les droits au sein de votre structure, vous retrouvez vos factures, classées et accessibles, sans limite de lieu ou de licences.
Vous avez la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation.
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5D vous propose un réel partenariat pour vous accompagner tout au long du processus : depuis l’étape préliminaire d’analyse jusqu’à la conduite du changement, en passant par la formation et le paramétrage aux différents outils et logiciels. A A |
source : impots.gouv.fr, zeendoc.com,
