Le bulletin de salaire électronique - Zeendoc

Le principe du salaire sous forme électronique

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"L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA [Compte Professionel d'Activité]".

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Le principe est simple, vos salaires sont édités comme vous le faites aujourd'hui avec votre logiciel habituel. Ils arrivent directement dans une application de gestion électronique comme Zeendoc, qui va les classer automatiquement et vous permettre de gérer facilement leur distribution et leur archivage. Vous leur garantissez dans le même temps traçabilité et confidentialité.

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Ce processus peut être étendu à l'ensemble des documents du dossier du personnel (contrats, avenant, certificat d'aptitude avec des dates de validité...).

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L'objectif est clair : supprimer les tâches sans valeur ajoutée en les automatisant.

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Le bulletin de salaire dématérialisé conforme à la loi du travail

Zeendoc a été architecturé pour garantir l'intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l'accessibilité des données,

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• Le bulletin est automatiquement déposé dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié. Celui ci est accessible en permanence avec un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire (Caisse des Dépôts) pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.

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• Conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique seront préalablement signés électroniquement (certificat électronique) afin d’en garantir l’intégrité. Les salariés disposent d’un exemplaire électronique permettant notamment de faire valoir leurs droits à long terme.

Quels sont les bénéfices ?

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 Pour les entreprises 

• Réduction des coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage

• Diminution de l'empreinte écologique

• Donner une image dynamique à votre entreprise

• Permettre aux salariés de gagner du temps pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée

Pour le service RH

• Un accès permanent aux dossiers salariés dans un espace unique et sécurisé

• Une solution conforme à la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

• Des échanges traçables et sécurisés

• Gains de productivité et de temps avec des traitements de optimisés, une distribution automatisée et un archivage simplifié

Pour les membres de l'équipe

• Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

• Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…)

• Assurer la traçabilité, et la pérennité de vos informations, la sécurité dans vos échanges, contre les pertes de documents et pour l'accès d'une personnes à un document non-autorisé

• Le collaborateur peut récupérer simplement l'ensemble des documents le concernant mis à disposition par son entreprise

• Accès à tout moment, avec n'importe quels appareils et en toute sécurité à vos bulletins de paie

Contexte juridique du bulletin de paie électronique

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La solution Zeendoc / MyPrimobox® est reconnue par le service étatique « mon compte personnel d’activité ». C'est l’un des critères obligatoire pour le respect des conditions légales (décret no 2016-1762 du 16 décembre 2016).

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Le CPA est un service en ligne de l’état dans lequel les salariés peuvent retrouver l'ensemble des droits acquis par les salariés au cours de leur carrière : formation, prévention de la pénibilité, bilan d’activité, etc.

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Le Code du travail permet aux salariés d’accéder à leur CPA via une plateforme en ligne : « Chaque titulaire d’un compte personnel d’activité peut consulter les droits inscrits sur celui-ci et peut les utiliser en accédant à un service en ligne gratuit ».

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L’article L5151-6 du Code du travail précise également que le salarié pourra y retrouver « ses bulletins de paie, lorsqu’ils ont été transmis par l’employeur sous forme électronique ».

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Cependant, l'employeur doit respecter certaines conditions pour la mise en place du bulletin de salaire électronique : 

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• Les bulletins doivent être émis dans un format clair (PDF), être archivés de manière sécurisé et sur la longue durée pour les conservés pendant 50 ans jusqu'au 75 ans du salarié et doit être signé électroniquement.

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• Au minimum un mois avant la mise en place du bulletin de paie dématérialisé, le salarié doit être prévenu pour pouvoir si il le souhaite conserver le bulletin en format papier.

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• Les employés ont la possibilité de refuser de recevoir leur salaire électroniquement, que ce soit avant ou après la mise en place de celui-ci. Les Ressources Humaines ont maximum 3 mois pour prendre en compte cette décision.

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5D Normandie vous accompagne pour la mise en place du bulletin de salaire électronique dans votre entreprise grâce à notre solution Zeendoc. Si vous souhaitez en savoir plus ou assister à une démonstration en ligne ou chez vous, n'hésitez pas à nous contacter :

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