La dématérialisation dans le domaine des ressources humaines : définition et utilisation
Qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation RH consiste à remplacer les documents papiers relatifs aux ressources humaines (bulletin de salaire, contrat de travail, documents de l’entreprise etc) par des fichiers numériques, stockés sur différents supports informatiques. Cette dématérialisation engendre une simplification des processus administratifs et RH de l’entreprise car tous ces documents importants sont directement enregistrés, sécurisés et accessible dans l'application.
La dématérialisation RH est aujourd’hui mise en avant et fortement conseillée par la Loi du Travail (ou Loi El Khomri), qui a pour objectif, entre autre, d’encourager le plus d’entreprises possible à digitaliser leurs bulletins de paie. Avant la mise en œuvre de cette loi, les entreprises avaient déjà la possibilité de transmettre la paie en électronique (depuis le 12 mai 2009), sous réserve d'un système de transmission sécurisé et de l'accord préalable du salarié.
Cependant, de nombreuses enquêtes ont montré le retard considérable de la France dans ce domaine qu’est la dématérialisation par rapport à ses voisins Européens comme l’Allemagne ou bien encore le Royaume-Uni. Ainsi, la mission de l'Etat a été d'inverser cette tendance.
Un décret a donc été mis en place : le décret n ° 2016-1762. Il permet aux entreprises de pouvoir émettre spontanément la paie au format numérique, en respectant des modalités biens spécifiques :
- L'entreprise doit informer les salariés de l'utilisation de la paie électronique 1 mois avant l'envoi de la première paie ou au moment de l'embauche.
- Le droit d'opposition de l'employé doit être respecté en tout temps.
- Le bulletin électronique doit être disponible et mis à disposition par l'entreprise : pendant 50 ans, ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
La loi El Khomri a donc permis une évolution majeure de la dématérialisation RH dans les entreprises françaises.
A quoi sert la numérisation du dossier RH ?
La dématérialisation a de nombreuses avantages. Elle a pour but, tout d’abord, de pouvoir simplifier et fluidifier les processus administratifs ainsi que la gestion des documents liés à l’activité des Ressources Humaines dans les entreprises. Cela permet également, par exemple, d'automatiser la distribution des fiches de paie, de créer et de faire circuler des formulaires type demande de congés, d'optimiser la gestion des documents (dossiers des employés et documents d'entreprise), de permettre la signature électronique de documents comme les contrats via une plateforme en ligne sécurisée et collaborative (Certeurope).
Elle offre aussi d’autres possibilités telles que :
- Un archivage totalement sécurisé des documents RH dans un seul et même espace en respect du RGPD avec des accès limités aux ayants droits.
- La traçabilité avec un historique des accès et des actions effectuées dans les documents.
- L’utilisation de la signature électronique pour les documents, les contrats de travail etc.
- L'envoi automatiques des fiches de paie dans un coffre-fort numérique personnel.
- Une classification automatique de vos documents et biens d’autres fonctionnalités encore.
- la gestion de la durée de validité de vos obligations comme les certifications des salariés : CACES, habilitations électriques, sauveteurs secouristes, Pompier première intervention, certifications machines, les permis, les visites médicales, formations, les entretiens individuels.
La dématérialisation du dossier RH, comment ça marche ?
Nous avons tout d’abord deux types de numérisation RH. Le premier est une dématérialisation des processus, ou de la digitalisation, du traitement puis de la gestion de plusieurs tâches. Le deuxième correspond à la dématérialisation des documents et s’incarne par la transformation des documents papiers des salariés (contrat de travail, vacances, fiches de paie) mais également ceux de l’entreprise (règlements intérieurs.)
Cette dématérialisation des ressources humaines s’applique avec des outils biens précis dans l’entreprise :
- La gestion documentaire RH vous permettra de réunir les dossiers salariés et les documents de l’entreprise pour qu’ils restent confidentiels, accessibles et en sécurité.
- Le coffre numérique RH salarié, quant à lui, vous offre la possibilité d’envoyer les bulletins de manière plus simple et plus rapide, et que le salarié soit autonome sur ses propres documents
- Le stockage et l’archivage de vos documents employeur
- La mise en place de date de validité avec des alertes par mail pour simplifier la vie des chefs de services
- Grâce à la signature électronique RH, signez vos contrats et avenants en seulement quelques clics
La solution de dématérialisation Zeendoc que nous vous proposons vous permet d’accéder à tous ces outils, pour les services RH de votre entreprise, avec rapidité et efficacité.
Vos documents RH numérisés : les avantages
La dématérialisation des documents RH ne présente que des avantages pour l'entreprise ainsi que pour le salarié. Pour la gestion des ressources humaines, la dématérialisation des documents permet de gagner du temps, de l'argent, ainsi que d'augmenter la productivité. L'entreprise offre donc une meilleure qualité de service à ses salariés. L'employé, quant à lui, a un accès facile aux documents RH car ils sont dématérialisés et consultables où qu'il soit. Elle permet également de diminuer le risque de fraude avec la fonction de signature ou d’archivage électronique qui permettent de garder vos documents en toute sécurité.
En outre, la facturation numérique offre de nombreux avantages tels que :
- La réduction des frais administratifs
- Le respect de l’environnement avec la suppression des documents papiers
- Une augmentation de la productivité pour l’entreprise et l’équipe RH
- Les documents sont accessibles partout, à tout moment et depuis n’importe quel appareil
- Une valeur juridique et une confidentialité des documents garantie
- La traçabilité et la rigueur de la solution pour ne plus manquer de renouvellement et faciliter la gestion des accréditations, permis, formation...Etc...
Chez 5D, on vous offre la possibilité d’accéder à vos documents RH numérisés grâce à notre solution Zeendoc, qui vous propose tous les outils et fonctionnalités vu ci-dessus.
Alors n’hésitez plus et choisissez la dématérialisation RH dans votre entreprise pour plus d’efficacité et de productivité !
C’est le moment de se lancer et de demander des informations en suivant le lien : DEMANDER UNE DEmonstration
