Qu’est-ce que Scan Center ?
Scan Center est une filiale de Sages Informatique, tout comme Zeendoc. Elle agit avec Zeendoc pour vous permettre la numérisation totale de votre entreprise, notamment vos archives qui peuvent prendre une très grande place et devenir encombrantes.
Vous souhaitez numériser ces archives qui prennent tant de place dans vos locaux ? Scan Center va s’occuper de la totale numérisation de toutes ces archives, peu importe le nombre, dans son atelier de numérisation. Vos archives seront alors toutes réunies en un seul et même endroit selon votre choix (au sein d’une GED par exemple), et totalement dématérialisées, afin de vous faire gagner de la place mais aussi optimiser votre activité. Toutes recherches liées aux archives se fera maintenant en quelques clics.
Mais alors pourquoi choisir Scan Center qu’est-ce que cela va bien pouvoir apporter à votre entreprise ?
5D Normandie vous présente tous les avantages de celui-ci mais également de la dématérialisation car l’un ne va pas sans l’autre.
Les avantages
Nous savons que pour certaines entreprises, il est difficile de se projeter dans la dématérialisation. Faire confiance à la numérisation pour garder vos archives et documents en sécurité peut paraître étonnant. Pourtant, voici les quelques nombreux avantages que cela pourra apporter à votre entreprise avec notamment le Scan Center.
- Tout d’abord, l’avantage primordial du Scan Center est le fait de pouvoir réunir les innombrables archives de votre entreprise en un seul et même endroit. Plus besoin d’avoir des mètres et des mètres d’archives avec des milliers de feuilles chacune. Toutes ces feuilles seront numérisées et gérées grâce à cet outil.
- La sécurisation de vos archives : celles-ci, même si elles peuvent être encombrantes, sont souvent des documents importants liés à votre entreprise. C’est pourquoi il est important de les conserver de la manière la plus sécurisée possible.
- L’accessibilité : si vous avez besoin de retrouver un document important dans vos archives, plus besoin de perdre un temps précieux à le chercher. En quelques clics le document est retrouvé et à votre portée.
- Minimiser l’espace de stockage : les archives au fil du temps s’accumulent dans de nombreux dossiers et classeurs, prenant de plus en plus de place. Avec cette numérisation, vous n’aurez plus besoin de garder tout cela en fichiers physiques.
- Gain de coût : le stockage physique coûte cher aux entreprises. C’est pourquoi le stockage numérique est un avantage considérable dans le cadre du développement de votre entreprise.
- Respect et conformité des conservations légales : les entreprises ont pour obligation de respecter certaines conformités au sujet des conservations de documents. Celles-ci, si elles ne sont pas respectées, peuvent faire le sujet de sanctions. Scan Center vous permettra d’être en accord avec ces règles et donc avec la loi.
- Réduction du gaspillage papier : la conservation des archives numérisées permet également de diminuer l’empreinte écologique de votre entreprise. Plus besoin d’imprimer vos documents archivés, tout est stocké et surtout numérisé.
- Conservation du patrimoine de votre entreprise : la documentation de votre entreprise est l’un des patrimoines de votre entreprise. Ces fonds documentaires font partie intégrante de l’histoire de votre entreprise. C’est pourquoi il est important de les conserver sous peine de rencontrer de réelles problématiques dans votre activité.
LUH
La dématérialisation liée au Scan Center ; les opportunités
Comme il a été dit précédemment, la numérisation a un lien direct avec le Scan Center. Nos experts souhaitaient donc également vous présenter les opportunités de cette dématérialisation, qui sont parfois oubliées. Voici donc un rappel :
- Gain de temps, tout va plus vite avec la dématérialisation
- Protection maximale de ses données et informations
- Sécurité optimale de vos documents numérisés
- Diminution de votre empreinte écologique, vous n’utilisez plus des kilos de feuilles pour vos documents
- Gain de place, plus besoin de grandes salles pour stocker tous vos documents.
- Gain de coût, que ce soit au niveau du papier ou du stockage, la numérisation vous fera faire des économies sur tous les plans.
- Minimisation des déplacements avec la possibilité de signer des contrats électroniquement ou par exemple d'envoyer les bulletins de salaires numérisés.
Notre équipe vous a donc présenté les avantages de Scan Center et ceux de la dématérialisation pour vous permettre une compréhension totale de ce milieu qui peut être complexe. Nos experts s’engagent à vous accompagner tout au long du processus d’implantation de la numérisation dans votre entreprise. Notre but ? Vous offrir la meilleure qualité de service possible. Pour toutes demandes de devis ou d’informations supplémentaires, notre équipe vous répondra juste ICI
