Pourquoi choisir la signature électronique à la signature manuscrite ?
La signature manuscrite était jusqu’alors la signature la plus utilisée car très reconnaissable avec des traits propres à chaque signataire. Cependant, bien que très souvent utilisée pour valider des documents, la quantité de documents à faire signer était telle que des dossiers entiers pouvaient s’entasser et prendre donc énormément de place. De plus, il est impératif que pour ce type de signature, tous soient présents en personne afin d’apposer leurs signatures. En fonction de la situation géographique de chaque signataire, les délais risquent donc d’être allongés.
Les solutions de signature électronique présentent un avantage non négligeable pour les entreprises. Elle permet la signature et la validation de plusieurs documents, à distance et en quelques clics. Parmi les fonctionnalités de Zeendoc, application de dématérialisation intégrée chez 5D, vous avez la possibilité d’une signature sécurisée et fiable pour votre entreprise et votre client. Elle vous permet d’envoyer par email vos documents, de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable.
La signature électronique intégrée dans l’application de GED Zeendoc à travers un tiers de confiance a la même valeur que la signature manuscrite en terme juridique en cas de litige contrairement à une signature « tampon », une image de votre signature apposée sur le document. Cette signature sera vue aux yeux de la loi comme moins consentie qu’une signature électronique.
Le logiciel est également très adapté aux clients et aux entreprises. Pour signer électroniquement, il suffit de suivre chaque étape afin de certifier le consentement des deux signataires. Ce sont des étapes très sécurisées afin de vérifier la certitude de l’identité et de la validation du client. Un lien vers le document à signer est reçu par mail. Après avoir consulter l’intégralité du document, vous êtes invité à valider le document, les CGS et à ‘dessiner’ votre signature. Vous recevez un sms sur votre mobile personnel à reporter, permettant une double authentification du signataire. Le document signé sera envoyé à chacune des parties, et sera conservé dans l’application de dématérialisation. Les signatures ‘attachées’ sont consultables par les lecteurs pdf comme Acrobat.
La signature électronique : pour quels documents ?
- Contrat fournisseur ;
- Contrat de bail ;
- Contrat de travail ;
- Devis ;
- Contrats d’adhésion ;
- Contrats d’assurance de complémentaire santé
- CGU/CGV...
- Feuille d'émargement
- État des lieux d’entrée et de sortie d’un logement ;
- ...
Règlement Eiads : que faut-il respecter ?
Le règlement Eiads, aussi appelé règlement n° 910/2014/UE de l’Eiads, est un règlement ayant pour but d’encadrer les transactions électroniques. Il porte sur l’identification électronique et la confiance lors des signatures électroniques par exemple. Cette règle est rentrée en vigueur le 23 Juillet 2014, applicable depuis le 1er juillet 2016. Après cela, tout échange numérique doit faire part des consentements de chacun, recueilli par un logiciel, afin d’éviter toutes fraudes possibles.
C’est donc l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Informations qui va étudier et choisir les services pouvant recueillir ces « consentements » et qui peuvent donc générer des signatures électroniques conformes à la loi. Notre logiciel de dématérialisation Zeendoc utilise les services de Certeurope, organisme certifié pour la signature. Si un service de dématérialisation n’est pas en mesure de fournir l’attestation qui prouve sa conformité et son aptitude à gérer des signatures et accords électronique, alors celui-ci peut devenir illégale aux yeux de la loi. La mise en place de cette règle permet également une fluidification des transactions électroniques à l’étranger mais notamment dans l’Union Européenne.
Mais ce n’est pas tout, un règlement de l’Eiads liste les services de confiance répondant aux conformités de la loi vis-à-vis des signatures électroniques. Grâce à ces services, vous pouvez :
- Conserver les documents numériques signés en toute sécurité et légalité
- Il peut également fournir des certificats qui authentifie aux yeux de la loi la signature électronique réalisée
- Il peut vous fournir une preuve de l’envoi de cette signature afin d’éviter toute fraude possible
- Et enfin le plus important, de permettre sa validité juridique afin de valider définitivement la signature.
Ce règlement classe le niveau de sécurité des signatures électroniques en 3 catégories : Simple, Avancée et Qualifiée.
La signature simple n'implique pas de vérification de l'identité du signataire ou de consentement. C’est le premier niveau, applicable pour des documents présentant un risque juridique faible.
La signature avancée ajoute un certain nombre de règles destinées à valider la véracité de la signature : l'identification du signataire, un contrôle par le signataire par son téléphone (par exemple), garantir l'intégrité du document signé (non modifiable). Pour plus de sécurité, il peut être demandé au signataire d'ajouter sa pièce d'identité comme preuve supplémentaire de l'identité et d'un choix délibéré du signataire.
Dans la procédure de signature qualifiée, sont ajoutées une validation de l’identité du signataire en amont et la conservation de la clé de signature dans un dispositif de création de signature électronique (QSCD). Cette signature est celle que l'on retrouve dans les actes authentiques réalisés auprès des notaires, des greffes des tribunaux...etc..
Signature électronique et numérique, quelles différences ?
Au premier abord, on ne différencie pas forcément ces deux types de signatures. Numérique et électronique sont deux termes assez proches qui peuvent être confondus. Toutefois, il y a bien une différence entre ces deux types de signatures. Tout d’abord, il y a une différence au niveau juridique. Une signature numérique est considérée comme, entre autre, une signature qui peut être envoyée sous forme dématérialisée. Si une signature écrite est scannée et envoyée alors celle-ci est considérée comme numérique et non électronique.
Si signature électronique et signature numérique sont toutes les 2 utilisées communément utilisées, retenez que la signature électronique est sécurisée, conforme aux attentes de la loi. Elle répond aux normes de sécurité européennes créées pour encadrer et structurer l’utilisation de la e-signature. En cas de litige porté devant un tribunal, la e-signature est la seule signature à pouvoir confirmer totalement et indéniablement le consentement des deux parties.
5D Normandie vous a donc présenté la signature électronique, ses avantages et les règles à respecter lors de son utilisation. Vous avez maintenant toutes les cartes en main vous permettant d’adopter d’autant plus la dématérialisation dans votre entreprise. Nous restons à votre entière disposition afin de vous accompagner, de vous conseiller et de répondre à tous vos besoins tout au long du processus d’installation et de mise en place de l’e-signature dans votre activité. N’hésitez plus et lancez-vous dans l’aventure Zeendoc
