La GED : son utilisation
La GED - gestion électronique de document est un processus d'optimisation de la gestion et de l'utilisation des documents. La GED correspond à l'ensemble des ressources informatiques, matériels et logiciels utilisés pour la gestion des documents : elle comprend notamment la capture, la validation, la numérisation, la distribution, l'indexation, l'archivage, ainsi que le stockage des documents.
Elle traite les documents papiers et électroniques mais aussi sur les données associées de votre entreprise. Grâce à l'utilisation de moyens numériques spécialisés et efficaces dont elle dispose, elle offre une gestion et une utilisation optimisées des documents numérisés. Pour une entreprise, l'objectif de la gestion électronique est de créer une base de données de tous les documents nécessaires à la bonne gestion de l’entreprise, afin de permettre une utilisation simple et facile, de sa création, ou numérisation, à son archivage ou sa destruction.
La solution GED est particulièrement adaptée aux besoins des flux documentaires de PME ou TPE. Elle propose notamment de nombreux outils comme par exemple la capture de documents qui vous permet de pouvoir déposer et archiver vos documents simplement dans le logiciel de gestion documentaire à partir d’un PC, d’une imprimante virtuelle, d’un dossier scruté, de la fonction scan d’un copieur, de l’appareil photo d’un smartphone, d’un outil de collecte (qui va chercher directement sur les extranets des grands fournisseurs comme Orange ou EDF)… La facilité d’intégration des documents est une étape cruciale à la réussite de votre démarche de dématérialisation.
Cette solution vous offre également une protection et un stockage optimale pour vos documents afin de pouvoir sécuriser le flux d’informations de votre entreprise et de ne perdre aucun fichier. Pour cela, une gestion des droits d’accès aux documents est disponible afin que chaque employé n’ait accès qu’aux données qui lui sont autorisées. Vos données sont redondées sur plusieurs datacenters en France, cryptées dès le départ de votre ordinateur, avec un niveau de sécurité certifié par plusieurs organismes notamment par la certification Truxt d’Exaegis (en savoir plus).
Cet outil vous permet également de retrouver facilement vos documents où que vous soyez avec un accès depuis votre ordinateur, smartphone et/ou tablette mais aussi de retrouver des documents via une simple recherche mots-clés avec notre moteur d’indexation de documents. Il est capable de déchiffrer avec une grande précision les mots contenus dans un document sur papier électronique ou dans n'importe quel document numérique. Vous ne savez plus chez quel fournisseur vous avez acheter telle référence, pas de problème Zeendoc retrouvera la facture à partir d’un simple mot ou référence contenu(e) dans le document.
L’utilisation de la GED, gestion électronique des documents, vous permet également de pouvoir respecter les obligations réglementaires imposées aux entreprises. Par exemple si comptez parmi vos clients des collectivités, la GED vous permettra en un clic la remise électronique des factures à Chorus Pro. Pour les utilisateurs de Chorus, c’est une véritable promesse de gain de temps !
Enfin, pour la ventilation comptable de vos factures fournisseurs, Zeendoc fait également des merveilles en terme de gain de temps. Zeendoc automatisera au mieux l’affectation et le classement de vos factures (codes comptables et analytiques), et les transmettra dans votre logiciel de comptabilité par l’intermédiaire d’un fichier d’import. La grande majorité des solutions du marché est compatible (Quadratus, EBP, Ciel Compta, Sage, Cegid etc.).
Zeendoc vous accompagnera également dans la structuration de votre entreprise, en liant automatiquement tous les documents entre eux afin de créer une piste d’audit fiable. Cette notion comptable est une obligation légale qui consiste à décrire le process qui vous autorise à collecter ou déduire de la TVA et qui passe par le cheminement et le lien entre les documents : bon de commande, bon de livraison, commande client…
Gestion Electronique des Documents : les avantages
La GED utilise des outils qui permettent d'améliorer le contenu des documents et d'optimiser leur gestion. Ils offrent donc de nombreux avantages aux entreprises qui utilise cette solution :
- La centralisation des documents, offre une amélioration de la réactivité avec le regroupement de toute la documentation dans un seul et même endroit, accessible et classée selon des règles bien précises. La consultation des documents par concept, mot-clé ou type est instantanée, et permet donc un gain de temps précieux pour les entreprises.
- La gestion électronique a également l'avantage de pouvoir garder des documents lisibles, clairs et propres car les fichiers numériques ne s'estompent pas avec le temps, contrairement aux impressions papier.
- Une sécurité optimale et une intégrité de vos documents avec l'affichage des documents sécurisés, chaque utilisateur dispose d'autorisations d'accès ou de modifications personnelles en fonction des types et de l'importance des documents.
- Une mobilité assurée avec la possibilité d’accéder aux documents à tout moment et de n’importe quel endroit.
- Une meilleure traçabilité avec la possibilité de connaître toutes les opérations sur le document grâce à l’historique de celui-ci depuis son intégration jusque sa consultation.
- Un gain d’argent et d’espace avec la dématérialisation des bulletins de salaire, les factures électroniques et la signature électronique qui engendrent une réduction de l’utilisation des fichiers papiers.
- Un gain de temps avec des informations et données pouvant être rentrées directement dans le système informatique du logiciel (par exemple une facture dans le système comptable ou encore l’automatisation des alertes de relance ou bien encore de paiement.)
- Une organisation précise avec des documents mis à jour et qui n’existent pas en double.
- Une optimisation de la gestion des flux documentaires avec pour tous les documents : documents commerciaux, documents électroniques, documents papiers numérisés etc.
- Un meilleur travail collaboratif avec le partage de fichiers volumineux qui vous permettra de pouvoir envoyer très facilement et rapidement les informations avec vos collaborateurs. Il est également possible de commenter, consulter et instaurer des processus de validation pour des personnes biens précises sur les documents indexés.
C’est le moment de s’intéresser à la dématérialisation : télétravail, besoin d’optimiser le temps, de réaliser des économies, possibilité de subventions dans le cadre du projet de relance numérique, des outils aboutis permettant une rapide prise en main. C’est un projet qui mérite un accompagnement précis et personnalisé, alors faites confiance aux spécialistes de 5D !
Chez 5D Normandie, nous répondons aux nouveaux enjeux de la gestion documentaire qui se développe de plus en plus avec la dématérialisation avec notre solution Zeendoc. Elle dispose également des nombreux outils et avantages vu ci-dessus.
La GED s'adapte aux besoins de votre entreprise grâce à ses nombreux moyens électroniques et vous permet une meilleure collaboration d'équipe ainsi que la circulation rapide d'informations et de documents dans toute l'entreprise.
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