Signature électronique

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Description du produit :

La signature électronique, un incontournable de la dématérialisation, vous permet de signer et de faire signer vos documents d'une façon simple et sécurisée, en lui conférant la même valeur légale qu'une signature manuscrite.

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Faites signer en électronique vos documents et oubliez le papier !

Avec la signature électronique, vous allez pouvoir gagner du temps, limiter vos déplacements, (notamment pendant les périodes de Covid), sécuriser vos transactions.
Vous pouvez confier vos signatures électroniques aux solutions de dématérialisations préconisées chez 5D. La signature électronique Certeurope, intégrée dans Zeendoc, ou encore Docusign dans Docuware, ont la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Qu'est ce qu'une signature électronique ?

Tout d'abord, ce n'est ni une signature manuscrite scannée, ni une signature réalisée au doigt ou au stylet sur une tablette. Celles ci n'ont aucune valeur légale

Le règlement eIDAS instaure un cadre Européen pour régir l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Il traite notamment le sujet de la signature électronique. Publié en aout 2014 et applicable depuis le 1er juillet 2016, ce règlement classe le niveau de sécurité des signatures électroniques en 3 catégories : Simple, Avancée et Qualifiée.

La signature simple correspond au premier stade de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document qui n'implique pas de vérification de l'identité du signataire ou de consentement.

La signature avancée ajoute un certain nombre de critères afin de valider la véracité de la signature : l'identification du signataire, être contrôlé par le signataire par son téléphone par exemple, garantir l'intégrité du document signé (non modifiable). Pour encore plus de sécurité, il peut être demandé au signataire d'ajouter sa pièce d'identité comme preuve supplémentaire de l'identité et d'un choix délibéré du signataire.

La procédure de signature qualifiée ajoute aux critères de sécurité précédents la validation de l’identité du signataire en amont et la conservation de la clé de signature dans un dispositif de création de signature électronique (QSCD). Cette signature est celle que l'on retrouve dans les actes authentiques réalisés auprès des notaires, des greffes des tribunaux...etc..

Un procédé de signature est présumé fiable, lorsqu'il fait appel à une signature électronique délivrée par un tiers de certification, validé et contrôlé par l'ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) ou ses équivalents européens.

LUH

signature électronique dématérialisation 5D

LUH

Que peut on valider avec la signature électronique intégrée dans nos applications de dématérialisation ?

Contrats de travail, bons de commande, baux, états des lieux, contrat fournisseurs, SEPA, contrats de ventes...etc.

Comment ça marche ?

Depuis l'application de dématérialisation :

  • vous sélectionnez le document à faire signer, par exemple à partir d'un circuit de validation avec les documents en attente de signature.
  • vous renseignez les informations obligatoires d'identification des signataires (nom, prénom, mail, téléphone) avec une durée de validité de la mise en signature

Chacun des destinataire reçoit le document par mail avec un lien sécurisé, y accède, démarre le processus de signature. Après lecture jusqu'à la dernière ligne, il reçoit un code d'authentification sur son mobile qu'il renseigne, choisit sa 'signature graphique'. Ce process peut être fait avec ou sans ordre de signature. 

Grâce à la traçabilité du processus, vous savez où en sont vos signatures. Chacun des signataires reçoit son exemplaire signé par les différentes parties, le document est conservé dans l'application de dématérialisation, application répondant aux exigences d'intégrité, de traçabilité et de lisibilité des documents électroniques.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

  • Vous réduisez les temps de traitement de vos documents à signer : plus besoin d'imprimer, de signer, d'envoyer par la poste, d'attendre le retour...
  • Vous évitez les déplacements devenus inutiles, ainsi que la perte de temps et les coûts associés.
  • Vous évitez les frais postaux, les risques de non distribution
  • Vous apportez de la sécurité et de la confidentialité à votre processus
  • Vous gagnez en efficacité dans la conservation de vos documents dans votre dossier client, fournisseur, RH...etc.

Vous voulez en savoir plus ? demandez une démonstration gratuite et sans engagement.

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