Le contexte juridique de la dématérialisation
La dématérialisation et l’immobilier sont de plus en plus liés notamment grâce à la mise en place de plusieurs lois qui incitent fortement les agences immobilières à se tourner vers cette virtualisation des échanges. Ces lois sont la loi ALUR et la loi ELAN.
La loi ALUR
Cette loi est entrée en vigueur en mars 2014, elle exige un accès en ligne dédié à tous des documents de copropriété. Le syndic va donc pouvoir fournir à chaque copropriétaire et résident un accès privé et personnel à ses documents immobiliers mais également un accès commun aux informations collectives. Les comptes rendus et autres courriers sont ainsi envoyés par mail, ce qui facilite considérablement l’échange d’information et permet un gain de temps primordiale. De plus, elle prévoit depuis Mars 2015 la disparition du papier dans les copropriétés ce qui a pour objectif d’inciter d’autant plus l’utilisation d’Internet et de la dématérialisation.
La loi ELAN
Cette loi est entrée en vigueur le 23 novembre 2018 et comprend trois grands objectifs de digitalisation : la dématérialisation de l’acte de caution solidaire, l’envoi de diagnostics obligatoires par email et l’instauration d’un bail numérique.
Avec son article 47, cette loi permet la suppression de l’exigence de mention manuscrite de l’acte de caution, c’est-à-dire que les agents immobiliers ont donc maintenant la possibilité d’établir des actes de caution solidaire directement grâce à la signature électronique.
La loi ELAN offre également la possibilité de numériser les diagnostics obligatoires lors d’une location de logement (le DPE, le CREP, l’ERNMT etc.) et donc de gagner un temps précieux contrairement à l’envoi papier.
Enfin, l’article 41 de cette loi a pour but de favoriser le développement d’un bail numérisé pour faire signer les baux de location avec encore une fois l’intervention de la signature électronique.
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Une totale transparence pour vos clients
Le respect des droits du client est primordial dans le domaine de l’immobilier. Le but étant de renforcer la transparence des procédures administratives numériques auxquels le client aura à faire. La numérisation électronique permet au client de rester propriétaire de ses données personnelles et administratives.
L’archivage sécurisé des documents par des traitements de données automatiques, gérés par le RGPD (Règlement général sur la Protection des Données) offre au client une sécurisation, des accès règlementés et une transparence optimale de ses documents.
La signature électronique, les preuves d’envoi de LRE (Lettres en Recommandées électronique), ou bien encore la double sauvegarde de documents permettent également à votre agence d’offrir à ses clients une transparence totale des transferts et traitements de leurs documents administratifs et immobiliers gérés par la solution de dématérialisation dans votre agence. L’objectif étant de permettre de donner au client un total contrôle et une totale vision sur la gestion de ses documents même quand ceux-ci ne sont plus entre leurs mains.
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Les avantages de la numérisation dans l’immobilier
La dématérialisation dans l’immobilier peut offrir des avantages primordiaux à votre agence qui pourront la faire évoluer dans le secteur de l’immobilier. On peut voir par exemple :
- L’augmentation de la productivité avec le temps gagné sur les remplissages et envois de documents papiers qui peuvent maintenant être digitalisés. Le transfert de ceux-ci en quelques clics permet de les traiter bien plus facilement. Vous pouvez également avoir accès n’importe où et n’importe quand aux documents numériques que vous avez enregistrés. Le temps de traitement des dossiers est donc minimisé et la perte ou l’oubli de documents est presque totalement réduit. Cela permet donc de se concentrer par la suite sur des tâches plus importantes.
- La réduction massive de l’usage de papier ; plus de documents immobiliers ni d’envoi papier, tout passe maintenant en numérique. Vous pouvez simplement joindre une copie numérique des documents souhaités ce qui allège considérablement les archives de documents des agences, moins de version du même document stocké, donc moins de place prise sur les serveurs et donc moins de gaspillage écologique.
- L’amélioration de la relation client ; les échanges sont facilités et beaucoup plus rapides. Dans l’immobilier, les déplacements sont la plupart du temps requis entre les différents acteurs. La dématérialisation permet à ces mêmes personnes d’éviter ces nombreux déplacements et augmente donc la rapidité du processus. Le client a alors la possibilité de gérer et contrôler l’état des lieux, les actes d’achat ou bien encore le bail de location totalement à distance. Tout cela offre une communication et un gain de temps optimisés pour et avec les clients de votre agence.
- Pour la location, la dématérialisation peut vous faire gagner encore plus de temps, avec la solution e-loc qui permet à vos candidats à un logement de déposer un dossier complet avec ses pièces justificatives, sur un portail Web personnalisé aux couleurs de votre agence. De votre côté, vous récupérez simplement les pièces et vous donnez une suite favorable ou non à la candidature.
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L’immobilier peut donc accéder à la dématérialisation complète de ses documents et archives en toute sécurité. La solution de dématérialisation Zeendoc que nous proposons peut vous permettre d’insérer la digitalisation dans votre entreprise et accéder aux nombreux avantages, vu ci-dessus, que cela implique.
5D Normandie vous donne donc simplement et rapidement accès à la numérisation avec notre outil Zeendoc et les conseils de nos experts personnalisés selon les différents besoins de votre entreprise.
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