Qu’est-ce que la factur-X ?
Contexte juridique
De nombreux enjeux juridiques interviennent dans l’apparition de la factur-X. Tout d’abord, il y a l’ordonnance du 26 Juin 2014 qui a décidé d’imposer l’usage de la facture électronique à toutes les entreprises qui travailleraient avec et dans le secteur public. Pour cela, elles doivent être envoyées avec un portail spécifique : Chorus Pro.
Il y a ensuite la loi de Finances 2020, dont son article l53 exige que toutes les entreprises soumises à la TVA soient dans l’obligation d’émettre des factures numériques entre professionnels. Les entreprises et leurs clients ont encore 2 ans pour s’y préparer car la loi n’entre définitivement en vigueur qu’en 2023.
Enfin, la commission européenne est, elle aussi, intervenue dans ce « projet » avec la publication le 16 octobre 2017, de la Norme sémantique européenne EN 16931. Elle impose un standard européen de facturation électronique pour permettre une facilitation des échanges entre les pays de l’Union Européenne.
Définition
La factur-X est une facture électronique qui doit obligatoirement contenir deux types de documents. Elle doit être en format PDF pour que l’utilisateur ou le destinataire puisse la lire et ainsi pouvoir contrôler toutes ses informations comme un document manuel, mais elle doit aussi comporter un fichier XML. Il a pour objectif d’automatiser le traitement des données de cette facture directement via un ordinateur et le logiciel de facturation, qui offre un gain de temps car aucune intervention humaine n’a lieu.
En outre, c’est une facture avec un fichier PDF qui permet d’être lu par le destinataire mais aussi un fichier avec des données XML directement analysées par des systèmes informatiques. Il y a également la possibilité de joindre des documents annexes en plus de ces deux formats de documents.
Quels sont les avantages du nouveau format de la facture numérique ?
Ce nouveau format de facture électronique présente certains avantages :
- Le principal, et surement le plus important qui s’applique à la gestion électronique de factures d’une façon générale, est le gain de temps et d’argent car le traitement automatisé des factures nécessite moins de main d’œuvre et de ressources matérielles. Cela permet également une économie de papier et d’encre mais aussi de coûts de livraison (une facture coûte en moyenne 8,75 euros qui pourrait passer à 3,20 euros avec nos outils de dématérialisation.)
- Ensuite, la mise en place de l’automatisation avec le logiciel pour la réception des factures permet de libérer des collaborateurs pour des missions plus importantes dans l’entreprise.
- D’autre part, la factur-X vous permettra de gagner en productivité avec la simplification du traitement des données des factures mais aussi de faciliter la communication avec des échanges plus rapides et fluides avec les clients et fournisseurs de votre entreprise.
- Ce format de facturation numérique n’offre pas seulement des avantages aux entreprises qui l’utilisent, elle offre également des avantages aux clients comme par exemple la possibilité de réduire les délais de paiement, ce qui n’est pas négligeable en période de crise.
- Une organisation plus claire avec la possibilité de retrouver toutes vos factures dans votre espace partagé en ligne.
- De meilleurs échanges commerciaux entre membres de l’Union Européenne
Qui peut utiliser la facture électronique mixte ?
Ce nouvel outil est destiné à toutes les entreprises souhaitant automatiser leur processus. Cependant, ces mêmes entreprises ne sont pas toutes équipées de la même manière ou n’ont tout simplement pas le même logiciel. Plusieurs profils ont donc été créés pour permettre l’accès à la factur-X à toutes les entreprises :
- Profil Minimum: données de base exigée par la plateforme Chorus Pro
- Profil Basic: avec ou sans ligne de facture
- Profil EN16931: intégralité des données prévues dans la norme sémantique européenne
Ces modèles permettent de pouvoir adapter les documents de chacun afin d’éviter de se retrouver face à des textes non adaptés, qui ne seront donc pas valides pour le traitement automatique.
Ces trois profils permettent également aux entreprises de pouvoir choisir celui qui leur correspond le mieux dans le cadre de leur facturation numérique hybride. C’est une méthode très pratique pour les TPE/PME car elles peuvent garder leurs processus de travail, en ayant accès à la factur-X et sans avoir besoin d’installer de nouveaux logiciels pour traiter le profil EN16931 qui configure les formats de factures électroniques mixtes.
LUH
La factur-X s’adapte aux nouveaux enjeux de la dématérialisation pour votre entreprise avec un partage rapide des informations et vos données sécurisées. La mise en application du format factur-X n’est pas obligatoire, l’essentiel est aujourd’hui de pouvoir accepter les factures fournisseurs dans ce format, de pouvoir les traiter et les archiver. Nos experts 5D Normandie vous accompagne dans la façon de gérer ce nouveau dispositif et souhaite vous offrir ses meilleurs services avec notre solution Zeendoc.
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