Que contient le dossier du personnel ?
Informations administratives
Tout d’abord, le fichier personnel de l’employé est créé au moment de l’embauche de celui-ci. Il contient tous les éléments qui renseignent son identité c’est-à-dire son nom, prénom, sa date et lieu de naissance, ses coordonnées téléphoniques et postales, sexe, numéro de sécurité sociale, et si nécessaire un extrait de son casier judiciaire.
Le dossier du salarié doit également contenir une copie de la carte d’identité de l’employé, du titre de séjour, du formulaire d’adhésion à la caisse de prévoyance et de mutuelle, la carte grise du véhicule personnel utilisé ou l’abonnement aux transports en commun, de la DPAE (Déclaration préalable à l’emploi), et enfin du RIB (pour les paiements par virement.)
Vie professionnelle et parcours scolaire du salarié
- Copies de ses diplômes
- Copies de ses formations obtenues et suivies
- Son contrat de travail actuel dans la société
- Ses documents de candidature (date, résultats des tests et références collectés, conditions d’emploi et de salaire)
LU
Exécution du contrat de travail
Au-delà du contrat initial, de nombreux documents s’ajoutent au dossier salarié au cours de la vie de l’employé dans l’entreprise :
- Les avenants
- Les possibles sanctions émises contre l’employé
- Les données recueillies lors des entretiens annuels (dates, compte-rendu et objectifs atteint ou à atteindre)
- Les demandes de paiement anticipé
- Les demandes de congés qui peuvent faire l’objet d’un formulaire
- Les bulletins de salaire, qui peuvent également être dématérialisés
- Toutes les communications entre l’entreprise et l’employé (ex : demande de formation etc.)
- Documents liés aux cours des formation suivis du collaborateur
- Les arrêts maladie et/ou de travail
- La feuille de prévention pour les facteurs de risque professionnels
- Les renouvellements et suivis de ses certifications et habilitations: permis, aptitude, CACES, pompier, 1er secours…
Départ de l’employé
Enfin, si l’employé décide de partir de l’entreprise, tous les documents liés à son départ seront rentrés et conservés dans son dossier du personnel :
- Toutes les correspondances liées aux procédures de résiliation du contrat de travail
- Choix du salarié concernant la portabilité de la caisse de prévoyance
- L’attestation pôle emploi suite à la démission du collaborateur
- Sa lettre de démission
- Son certificat de travail et son solde de tout compte qu’il doit signer
Les avantages du dossier salarié dématérialisé
La numérisation du dossier salarié offre de nombreux bénéfices aux entreprises qui l’adoptent et l’utilisent :
Des relations optimisées
La dématérialisation du dossier du personnel permet, tout d’abord, la simplification et l’amélioration des relations entre employés et le service RH sur les questions administratives qui peuvent se poser.
L’envoi automatique de mails et la mise en place d’alertes à des dates clés sur notre logiciel Zeendoc, offre également à l’entreprise une circulation plus rapides des informations entre les salariés et la direction des ressources humaines, ce qui permet une meilleure communication de ces deux pôles.
De plus, elle donne aux collaborateurs l’opportunité d’acquérir une plus grande autonomie (demande de certificats et d’autorisations, impression du bulletin de salaire possible etc.) et donc une plus grande satisfaction de travail.
Un suivi de la loi
Bien géré avec un outil comme Zeendoc, le passage au numérique du dossier salarié assure à votre entreprise un meilleur respect du cadre juridique, en concordance avec la loi, notamment du RGPD, et de la loi El Khomri. Il permet à votre société une meilleure gestion des documents qui respecte une confidentialité stricte avec un stockage sécurisé ainsi que la gestion datée de conservation et d’archivage.
Tout cela permet l’optimisation et la rapidité beaucoup plus fluide des processus RH et facilite donc le travail de ces équipes, pour un gain de temps et une productivité optimale.
Le bulletin de salaire peut être dématérialisé pour gagner du temps, assurer une traçabilité, la confidentialité, la sécurité à vos documents et fluidifier les accès. Le bulletin est envoyé directement dans le coffre-fort personnel et sécurisé de l’employé. Les bulletins sont accessibles en permanence, avec un système d’archivage électronique à vocation probatoire par la Caisse des Dépôts qui les conserve pour une durée minimum garantie de 50 ans. Le salarié qui a quitté l’entreprise est indépendant dans la consultation de ses bulletins, puisqu’il aura toujours accès à son coffre fort.
Conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie sont signés électroniquement (certificat électronique) lors de l’envoi, afin d’en garantir l’intégrité et de pouvoir faire valoir ses droits dans la durée.
LU
Des bénéfices sur le long terme
Les avantages du dossier du personnel dématérialisé sont nombreux :
- Un gain de temps important avec la numérisation et l’envoi complet des documents salariés et RH
- Une économie de papier avec une dématérialisation complète de tous les documents
- Un gain de productivité car le travail est beaucoup plus rapide
- L’optimisation des relations entre RH et collaborateurs
- Aucune perte des documents du salarié, qui sont réunis dans un seul et même dossier numérisé
- Bien-être pour les gestionnaires RH qui n’ont plus à gérer des tonnes de documents papiers et peuvent mieux s’y retrouver
- La sécurité et la confidentialité, notamment avec une facilité de mise en place du RGPD
Une meilleure productivité
La numérisation du dossier salarié offre une efficacité sans pareil avec tout d’abord le retrait des procédures manuelles qui permet de gagner du temps et donc de le réinvestir dans des tâches plus importantes dans le secteur RH.
S’il en a les droits, le salarié peut également accéder plus facilement à son dossier et ses documents.
Enfin, tous les documents du dossier salarié peuvent être directement intégrés via la solution de dématérialisation Zeendoc, ce qui offre une transmission des informations beaucoup plus rapide entre les employés et le service RH, contrairement au format papier beaucoup plus encombrant plus difficile à retrouver.
Ce nouveau dispositif du dossier salarié répond parfaitement aux enjeux de la dématérialisation et bénéficie de ses atouts, il offre à votre entreprise rapidité, efficacité et une meilleure accessibilité aux informations concernant vos employés.
5D Normandie souhaite vous faire découvrir et vous montrer comment gérer le dossier salarié dématérialisé avec notre solution de dématérialisation Zeendoc.
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