Grâce à l'évolution du cadre légal, notamment avec article L102B du livre des procédures fiscales, il est possible depuis le 30 mars 2017 de dématérialiser les factures entrantes. Mais attention, l’administration précise que l’entreprise qui présente à l’administration une facture numérisée ne remplissant pas les conditions nécessaire, doit alors produire cette facture sous format papier. Si l’entreprise n’est plus en possession de la facture papier, l’administration peut alors remettre en cause son droit à déduction de la TVA.
Avant cette date, les factures reçues en papier devaient être conservées en papier, afin d'être produite lors d'un éventuel contrôle.
Les entreprises peuvent désormais conserver ces factures sous une forme dématérialisée, à partir du moment où elles remplissent un certain nombre de conditions. Cette possibilité est d'ailleurs offerte également aux factures antérieures à cette date. La durée légale de conservation fiscale de 6 ans reste d'actualité. L'obligation comptable est quand à elle de 10 ans.
D'abord, les factures doivent être des copies conformes de l'original reçu, c'est à dire qu'aucun traitement d'image ne doit être fait, par exemple aucune suppression de textes, ou de compression entrainant des pertes de qualité.
Elles doivent être stockées sous le format le plus pérenne, à savoir le PDF A/3 ISO 19005-3, et être sécurisées avec :
- Un 'cachet serveur' fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- Un dispositif sécurisé d'un tiers de confiance référencé.
- Une signature électronique
- ou une empreinte numérique, le plus simple à mettre en oeuvre
Chaque fichier doit être horodaté.
La pratique est bien plus simple que la théorie. Dans les faits, vous pouvez scanner en interne vos factures, les envoyer dans une solution Saas, hébergée en France, avec le niveau de sécurité nécessaire, de savoir les retrouver en 1 clic, et de savoir montrer l'empreinte numérique du document, qui prouve qu'entre le moment où vous avez entré votre facture dans la solution et le moment ou vous la ressortez, il n'y a pas eu de modification possible.
On parle là de disponibilité, de pérennité, et d'intégrité de vos documents.
Si vous voulez qu'on en parle, n'hésitez pas à nous contacter et rendez vous sur nos pages produits dédiés.
