La dématérialisation des factures est considérée par tous les spécialistes comme le domaine où cette technologie apporte toute son efficacité. Entrante ou sortante, si elle est bien gérée, la facture dématérialisée permet gains de temps, économies, productivité.
Depuis 5 ans, les entreprises fournissant des prestations et services destinés au secteur public doivent envoyer leurs factures de façon électronique dans Chorus, la plateforme de l'état. Dans 3 ans, ce sont toutes les entreprises BtoB soumises à TVA qui devront s'aligner sur cette méthode.
La démarche est suffisamment importante pour qu'on s'y intéresse de prêt. Chez 5D, nous intégrons des solutions de dématérialisation intelligemment pensées, architecturées selon vos process internes et vos habitudes de travail. Au regard des retours de nos clients, nous allons expliquer dans cet article les avantages de la gestion en numérique de ces procédures.
1. La dématérialisation de factures : un avantage économique en premier lieu
La dématérialisation de factures présente avant toute chose un fort intérêt économique, le Retour sur Investissement est explosif et peut rapporter beaucoup. Entre la préparation et la comptabilisation, le coût de l'envoi postal ainsi que le coût humain s'y rapportant, le rapprochement des paiements, l'archivage, les relances éventuelles, et l'impact des retards sur la trésorerie, le coût d’une facture sortante est estimé entre 5 et 10 euros.
Le coût d'une facture papier entrante est quand à lui compris entre 14 et 20 euros : réception, saisie des données, validation, paiement, archivage, gestion des éventuels litiges. 30 % du temps de travail d'un service comptable est utilisé pour la saisie manuelle des factures fournisseurs.
Plusieurs études montrent que le traitement dématérialisé des factures est un des leviers les plus efficaces permettant une réduction des coûts tant recherchée par les entreprises. Une mise en oeuvre intelligente permettrait dans les faits de réduire de 60% les coûts de gestion.
Grâce à La dématérialisation, vous pouvez réduire, voir supprimer, les coûts directs liés aux factures sortantes : coût des impressions, frais postaux, mise sous pli, vous pouvez même supprimer l'abonnement pour la machine à affranchir.
2. Automatisation des processus de facturation
L'un des avantages de la dématérialisation réside dans le fait que vous ne changez pas les habitudes de travail du service comptabilité. Vous allez juste pouvoir optimiser certaines tâches chronophages, sans valeur ajoutée.
Le service va continuer d'utiliser son logiciel de facturation habituel. Au lieu d'envoyer vers le copieur, il va utiliser une imprimante virtuelle qui va réaliser un classement automatique des factures dans la solution de dématérialisation. Avec ou sans circuit de validation, les factures seront envoyées en un clic, vers Chorus, vers un mail ou encore par la poste. Vers chorus, la solution déposera à votre place sur l'interface de l'état, en indiquant les champs obligatoires comme le Siret ou le numéro d'engagement. Le mail aura cet avantage d'être totalement gratuit avec une traçabilité intéressante, notamment parce que vous saurez qui sont les clients qui n'ont pas lu votre facture X jours après l'envoi. Enfin, un centre éditique peut prendre votre relai pour imprimer, mettre sous pli et expédier par la poste votre facture. Toutes ces étapes, se font en 1 clic de votre coté, apportant bien sûr un gain de temps important.
Coté factures entrantes, un logiciel de GED (Gestion Electronique de Document) bien pensé doit proposer une fonctionnalité de ventilation automatique vers votre application comptable allié à un apprentissage de votre façon de classer et de ventiler vos factures. C'est notamment ce que propose une application comme Zeendoc, développé par un éditeur français, avec un hébergement français (Iguane), qui répond aux exigences légales de la conservation électronique du document. Compte fournisseur, compte de TVA, compte de charge, et même analytique, votre saisie est automatisée, dédoublonnée, vous n'aurez plus qu'à valider les propositions et à lui apprendre les nouvelles factures.
Les automatisations possibles sont nombreuses, notamment pour une relance plus efficace des factures non traitées, pour valider des montants ou lever des litiges, pour gérer les relations avec vos fournisseurs notamment pour les contrats et leurs renouvellements...
3. Sécurisation de votre patrimoine documentaire et traçabilité comptable
La mise en place de la Piste d'Audit Fiable, qui consiste à décrire les processus qui justifient la TVA collectée ou déduite, en apportant une lisibilité sur les documents liés (facture, BL, bon de commande par exemple), va devenir incontournable pour éviter des contrôles fiscaux délicats. L'intérêt d'une solution de dématérialisation réside sur ce point sur sa capacité à lier l'ensemble de cette chaine de valeur du bon de commande client à la facture.
Les moyens apportés par les hébergeurs de données sécurisent vos informations, bien plus que si vous les conserviez en interne, en numérique ou en papier : firewall, antivirus, cryptage des documents sur le serveur ou en transit, accès restreint par identifiant... La solution que vous devez choisir doit apporter la preuve qu'elle respecte l'ensemble de ces critères techniques légaux et indispensables.
Toujours sur ce thème de la sécurité et de la pérennité, la mise en place de circuits de validation permet une meilleure traçabilité des dépenses, des recettes et des reporting plus efficaces.
Au delà des documents, c'est votre trésorerie qui s'en trouve améliorée, parce que vous maitrisez les dates et délais de paiement coté fournisseur, et vous relancez efficacement vos clients.
Mise en conformité vis à vis des règlementations
La loi de modernisation de l'économie et les ordonnances s'y rapportant représentent un accélérateur de cette démarche. Les entreprises sont incitées à émettre leurs factures à destination de l'état de manière électronique. Le calendrier est décrit dans l’ordonnance n° 2014‑697 du 26 juin 2014 :
- Au 1er janvier 2017 : les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et toute structure publique est dans l'obligation d'émettre et de recevoir toute facture par voie électronique ;
- Au 1er janvier 2018 : l'obligation est étendue aux entreprises de taille intermédiaire (250 à 4999 salariés) ;
- Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 249 salariés) ;
- Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises (moins de 10 salariés).
Les études montrent qu'en donnant l'exemple, l'état fait la promotion de cette méthode de travail. Une fois qu'une entreprise a mis en place la dématérialisation pour l'un de ses clients, il s'avère logique et efficace de le faire pour l'ensemble des clients. Si à ce jour, 6 millions de factures à l'état ont déjà été dématérialisée, c'est que les entreprises ont bien compris l'intérêt. Elles ont donc été nombreuses à devancer l'obligation légale.
L'intérêt d'une solution éditée en France, disponible en SAAS, c'est que vous allez bénéficier des mises à jour automatiques proposées par l'éditeur qui se doit de suivre les évolutions légales pour que vous soyez toujours à la page.
La mise en place d'une démarche de dématérialisation ?
Cette démarche doit s'appuyer sur des solutions intelligentes, respectant le cadre 'technique' qu'imposent la loi, la sécurité, la logique :
- Définition d'un cahier des charges dimensionnés pour l'entreprise,
- Adaptation des outils aux habitudes et compétences des utilisateurs,
- Respect des règles de pérennité de l'information,
- Créations des passerelles vers les applications comptables
- Connexion avec Chorus Pro, la plateforme de l'état
> La dématérialisation est une démarche qui au delà de l'aspect obligatoire, toutes les entreprises devront y passer, a vous apporter beaucoup de bénéfices qui au bout du compte se traduiront en rationalisation, rentabilité et efficacité pour votre organisation. Si vous voulez vous lancer, n'hésitez pas à nous demander une démonstration d'une solution concrète en cliquant sur le lien : démo.
Sources : Assemblée Nationale, La Croissance et l’activité n°2447, 1 novembre 2017, https://blog.infolegale.fr, les Echos, Pourquoi dématérialiser ses factures, du 9 mars 2015, www.zeendoc.com, www.lemondeinformatique.fr, La facturation électronique s'étend dans le secteur public, 30 octobre 2017
