Au fur et à mesure des nouvelles lois gérant l’immobilier, la somme de documents gérés par les agences immobilières ne cesse d’augmenter. On se retrouve d’un côté avec une lourdeur ‘documentaire’ toujours plus importante, de l’autre, des propriétaires et locataires toujours plus exigeants. L’une des solutions : la dématérialisation.
Afin d’accompagner Thillard et Duhamel dans cette démarche, 5D a été missionnée pour mettre en place une solution globale.
Thillard et Duhamel, en quelques chiffres, ce sont 20 ans d’expériences sur Rouen et son agglomération, 1200 biens gérés, 1 vente tous les 2 jours, 1 location par jour, une quinzaine de personnes au service de leurs clients.
La rédaction : pourquoi avoir choisi la société 5D ?
T&D : en premier lieu pour la démarche que 5D a mis en œuvre chez nous. Ils nous ont avant tout écouté afin de comprendre notre fonctionnement pour nous proposer une solution adaptée à nos contraintes, à nos objectifs et aux compétences des utilisateurs. Ils ont un regard à 360° très intéressant dans la mise en œuvre d’une solution documentaire globale, des scanners aux logiciels, en passant par les imprimantes et copieurs. Ils prennent le temps nécessaire à la formation des utilisateurs pour que chacun soit à l’aise pour utiliser la solution au quotidien.
La rédaction : quelles solutions avez-vous choisies et pourquoi ?
Nous avons mis en place une solution de Gestion Electronique de Documents, Zeendoc, associée à des multifonctions Kyocera et des scanners de bureaux Canon.
Nous utilisons aujourd’hui la GED pour les documents liés à la gérance, aux sinistres et aux contentieux.
La solution mise en place est simple d’utilisation et flexible pour s’adapter à notre façon de travailler.
La rédaction : Quels sont les bénéfices pour vous ?
Cette mise en place d’un référentiel documentaire commun nous oblige à être rigoureux et à bien gérer nos correspondances, cela se traduit directement en réactivité pour nos clients. Grâce à la gestion des droits par utilisateur, nous pouvons gérer tous les documents, même ceux confidentiels comme ceux concernant les ressources humaines.
Nous avons un accès immédiat à l’information, ce qui vu la configuration de nos locaux et nos fréquents déplacements est un vrai gain de temps. Par exemple, un propriétaire nous appelle pour un renseignement sur un devis, nous avons en un clic le devis en question sous les yeux.
L’accessibilité de notre base documentaire partout est un point important. Par exemple, lorsque je suis en expertise de sinistre, je n’ai pas besoin d’emmener un dossier papier, je le consulte sur place sur l’application sur mon smartphone, et je peux partager les documents directement avec les parties prenantes.
Nous avons grâce à cette solution augmenté notre réactivité et notre professionnalisme vis-à-vis de nos clients et partenaires.
La rédaction : quelles sont les suites ?
La solution étant complètement évolutive, nous ouvrons une nouvelle armoire pour gérer les documents liés à la gestion interne de l’agence (contrats, factures …). D’autres sont à l’étude comme la gestion des règlements de copropriété.
