Nature : les documents liés à votre situation familiale
Ces documents doivent être conservés de façon permanente. C'est notamment le cas pour :
- les actes d'état civil,
- les jugements de divorce ou d'adoption,
- les contrats de mariage ainsi que documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs,
- les livrets de famille
- les diplômes.
Nature : les documents liés à votre assurance
Les contrats, les quittances, les avis d’échéance, courriers de résiliation doivent être conservés 2 ans
Les contrats d’assurance vie doivent être conservés 10 ans par le bénéficiaire dès qu’il a connaissance du contrat.
Nature : factures
Les factures d’électricité et de gaz doivent être conservées 5 ans, de même que les factures d’eau.
Nature : votre logement
Quittances de loyer, contrats de location, états des lieux doivent être conservés 3 ans après la fin de la location.
Les preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété doivent être conservées 10 ans.
Durée de conservation des papiers liés à votre activité professionnelle
Les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite.
Les attestations d’Assedic ou Pôle emploi sont à conserver jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage, sachant qu'ils peuvent être utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.
Et le numérique dans tous ça ?
il est facile de comprendre que la conservation en numérique peut être plus facile à mettre en place pour les entreprises que pour les particuliers. Néanmoins les règles qui s'appliquent pour la conservation en numérique est identique.
Conformément au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process.
Vous voulez tout savoir sur cet article ?
« Art. A. 102 B-2.-I.-Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.
« Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.
« En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.
« II.-L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
« Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
« III.-Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
« 1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 2° D'une empreinte numérique ;
« 3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»
Si, en tant que particulier vous avez la chance que votre entreprise dispose d'un outil de dématérialisation, qu'elle met à disposition de ses salariés, par exemple dans Zeendoc, il est aisé pour une entreprise de créer un classeur numérique pour chaque salarié souhaitant en disposer, sachant qu'il est possible également de mettre des durées de conservation directement sur le document.
Certains services commencent à se démocratiser pour la conservation légale des particuliers.
Et si pour le coté légal, vous souhaitez conserver votre document papier, dématérialisez le tout de même, il sera plus simple à retrouver et à partager. Votre document papier ne servira dans ce cas qu'en cas de litige vous obligeant à produire le document original.
Source economie.gouv.fr, legifrance.gouv.fr
