La mise en place de la dématérialisation des documents est un processus qui peut rapporter gros à l’entreprise, mais qui doit être réfléchie et structurée.
Voici quelques uns des points clés à bien appréhender.
Le périmètre
Si le 0 papier peut paraitre encore utopique, certains processus de l’organisation documentaire doivent être ciblés en priorité. Tout est question de temps aujourd’hui, identifier donc d’abord où vous perdez le plus de temps. Quelques exemples viennent naturellement en tête : la gestion des factures entrantes, la facturation sortante, la gestion du courrier, les ressources humaines, le dossier client… dans tous ces domaines, les processus clés sur lesquels ils est possible de gagner du temps sont :
> Le classement du document : par exemple en papier dans des classeurs classés par mois, par fournisseurs… pour les factures fournisseurs.
> La recherche d’information : pas facile aujourd’hui de retrouver la facture d’achat du videoprojecteur, dont vous ne vous souvenez pas de la date d’achat ni du fournisseur
> La validation du document : les circuits papier sont des sources de perte de documents, de temps de transferts, de délais de validation… le courrier entrant en est un bon exemple, lorsqu’il sagit de répondre dans des délais impartis.
> L’extraction des données qui vous intéressent : la saisie des factures prend du temps à du personnel qui pourrait se consacrer à des tâches bien plus utiles et gratifiantes.
> La diffusion par mail, par des passerelles automatiques comme Chorus, par un centre éditique qui pourrait gérer vos courriers papier en un clic.
C’est sur ces différents processus que la dématérialisation va apporter une réelle efficacité. L’objectif numéro 1 est donc de répondre à une question : par quoi on commence ? ne cherchez pas à tout dématérialiser, vous ne ferez rien. Identifier d’abord les secteurs clés : la gestion des fournisseurs, l’obligation de la facture sortante, la gestion du courrier entrant / sortant, les ressources humaines… une fois mis en place avec succès sur un ou deux secteurs, les autres suivront naturellement.
La pérennité de l’information
C’est la vie de votre entreprise que vous tenez dans vos mains. Sur l’aspect de la pérenité, le choix de la solution ne doit pas se faire au hasard. Celle-ci doit :
> respecter les normes qui régissent la gestion du document électronique, comme la norme NF Z 42-013,
> vous apporter la sécurité : pdf/A, redondance de sauvegarde, cryptage, hébergement en France…
> vous garantir la propriété : vous devez pouvoir récupérer l’ensemble de vos documents sur simple demande, dans leur format d’origine. L’idéal étant d’avoir une solution indépendante vous permettant d’avoir des intéractions avec vos ERP et CRM
> attention également aux contraintes sur la durée de vie de vos documents, le droit à l’oubli ou encore les règles précises comme celles gérant la facturation électronique
> répondre à vos contraintes métiers comme l’Hébergement Agréé des Données de Santé (loi de 2002 article L1111-8 du Code de la Santé Publique) ou l’omniprésent RGPD
Dans les prochains articles, nous reviendrons sur les critères qui doivent guider votre choix dans la solution, sur l’importance de l’implication des différents niveaux de l’entreprise, sur la méthode concrète à mettre en place.
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