Toutes les entreprises ont pour obligation de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de garantir à tout moment que les process en place sont conformes, sécurisés et garantissent la confidentialité des données. Cela implique de recenser et consigner tous les traitements de données personnelles (collecte, stockage, utilisation, partage et destruction de données au sein de l’entreprise).
Si les entreprises ne sont pas en conformité d'ici là, elles prennent alors le risque d'être sanctionnées jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires ou 20 M€ !
Un système d’impression est un système informatique comme un autre : il stocke des données qui peuvent être confidentielles et il peut être une porte d’entrée sur le système d’information de l’entreprise, d'où l'importance de le sécuriser.
Nos partenaires constructeurs comme KYOCERA ont mis au point des solutions permettant de réaliser un contrôle de sécurité complet de votre appareil. Les capacités d’audit de sécurité de l’imprimante sont désormais sous votre contrôle, ce qui vous permet d’établir des rapports en continu pour démontrer la conformité et mettre en évidence les lacunes à combler, ce qui vous procure une tranquillité d’esprit.
Comment s’assurer que les impressions restent confidentielles ? Une faille de sécurité fréquente !
Les impressions laissées sur les sorties des imprimantes et multifonctions représentent une faille de sécurité fréquente, lorsqu'elles sont confidentielles. Elles peuvent être rapidement scannées ou copiées.
En effet, entre le moment où l’impression est lancée depuis le poste de travail et le moment où l’utilisateur vient récupérer ses impressions, une personne peut très bien consulter le document, voir le dérober.
Comment sécuriser ses impressions ?
La fonction Impression sécurisée par exemple, généralement offertes par les périphériques, permet de conserver une tâche d'impression jusqu'à ce qu'un utilisateur saisisse le mot de passe correct sur le panneau de commande du périphérique, et libère son impression.
Cette fonction apporte un premier niveau de sécurité sur les dispositifs d'impression.
Les entreprises peuvent allez plus loin en contrôlant l’accès aux systèmes d’impression. Comment ?
En utilisant une solution tierce alliée à des badges d’entreprise : seuls les utilisateurs autorisés ont accès au multifonction. C’est une des fonctionnalités de la solution KYOCERA Net Manager.
Les utilisateurs peuvent ainsi utiliser les équipements sur simple présentation de leur badge pour imprimer, copier ou scanner. Cette solution est facile à déployer et empêche l’usage inapproprié, que vous soyez sur site ou non.
En effet, nous évoluons dans un monde mobile, et les solutions proposées sont tout à fait adaptées. Elles offrent un moyen simple de s’assurer que les utilisateurs peuvent récupérer leurs documents sensibles au moment qui leur convient et sur le dispositif souhaité.
Parmi les autres fonctionnalités de KYOCERA Net Manager, la comptabilisation :
les utilisateurs peuvent surveiller leurs volumes d’impression et les managers peuvent effectuer de meilleurs contrôles et réduire ainsi les coûts d’impression. La surveillance des impressions peut contribuer à elle seule à la baisse du nombre de pages imprimées.
