Comme le témoigne l'office notarial Michel et Jean Roux dans un interview accordé à l'éditeur de Zeendoc, la mise en place d'une solution permettant la dématérialisation des factures apporte gain de temps, traçabilité et efficacité dans la recherche et le classement des documents. L’objectif pour l’office était d'archiver numériquement les documents comptables et de mettre en place un circuit de validation et gestion des factures de l'étude, et de la comptabilité clients.
Zeendoc est une solution de dématérialisation qui répond à l'ensemble des normes à respecter pour garantir la pérennité et l'authenticité de l'information.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, vous classez rapidement, vous retrouvez en un clic, vous liez vos données à vos logiciels métiers, vous partagez avec les personnes autorisées, vous sécurisez vos documents :
- La RAD/LAD embarquée permet à Zeendoc d’apprendre comment classer vos documents récurrents, comme les factures provenant de vos fournisseurs, il pourra même être capable de ventiler comptablement vos factures
- L’OCR transforme l’ensemble des textes en critère de recherche. Vous ne vous souvenez plus qui est le fournisseur d’un produit, ni quand vous l’avez acheté, tapez juste le nom du produit, Zeendoc vous le retrouvera.
- Pas d’installation de logiciel, une simple connexion et un explorateur web et vous voilà dans vos archives.
- L’interface vous permet d’accéder à vos documents sur n’importe quel PC, MAC, smartphone ou tablette.
- La gestion des droits vous permet de contrôler qui peut accéder aux informations et quelles sont les actions qui lui sont permises
- En s’adaptant à votre façon de travailler, la solution permet de ne transiter progressivement dans une organisation numérique de vos documents
Me Delhomme, estime à 1 heure par jour le gain de temps pour le comptable de l'office, en particulier pour les recherches fastidieuses liées à la comptabilité des successions.
La solution est performante, facile d'utilisation et suffisamment intuitive pour réaliser un changement sans aucune réticence.
La solution a répondu à nos attentes, aussi bien pour les factures clients que pour la comptabilité de l'étude. Pour les factures fournisseurs nous avons mis en place une circulation des documents qui permet à la comptable de numériser la facture reçue, l'attribuer dans Zeendoc au collaborateur concerné pour validation et d'être notifiée en retour pour la mise en paiement.
La solution permet à chacun des utilisateurs de suivre en temps réel le traitement de chaque facture. Grâce au formulaire de recherche nous retrouvons en quelques instants n'importe quel document ce qui nous permet de contrôler un suivi de dossier, l'état d'une facture de succession, ... sans solliciter la comptable.
Comme dans cet office, une fois que vous avez compris tout le potentiel de la dématérialisation dans la gestion des factures, il devient logique et simple de la mettre en place sur d’autres sujets, par exemple la gestion complète du dossier clients, les dossiers ressources humaines, ou encore la gestion des ventes immobilières, locations ou gestion de syndics de copropriétés… Zeendoc s’architecture selon vos besoins, il y a peu de limites, profitez-en !
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