Les critères de choix
Une solution de dématérialisation doit être bien choisie pour répondre à 3 contraintes :
> obtenir l’adhésion des utilisateurs,
> répondre aux obligations techniques du point 2 (cf article leçon 1),
> remplir le critère incontournable du financier de l’entreprise.
Cette solution doit être réfléchie de façon globale, depuis les outils de scan, jusqu’au traitement du numérique entrant, en passant par les interactions avec les logiciels tiers, la formation, les droits d’accès… mais attention à ne pas aller trop loin et à trop compliquer l’implémentation.
Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, il vous faudra allier ergonomie, simplicité d’utilisation, gain de temps au quotidien.
S’il est un élément des plus importants pour la réussite d’un projet de démat’, c’est l’intégration des documents dans le logiciel de GED. Celle-ci doit être le plus simplifiée possible.
Pour les documents en papier, il faudra les scanner, soit sur des multifonctions (comme ceux ci), pratiques pour que de nombreux utilisateurs différents puissent entrer des documents, soit sur des scanners de bureau (comme ceux là), bien plus adaptés pour les personnes qui numériseront un grand nombre de documents (par exemple le scan des factures entrantes le matin). Pour les multifonctions, il conviendra de créer des raccourcis de scan vers des dossiers directement dans la GED (exemple un dossier ‘GED - courriers’ ou encore ‘GED – factures’)
Les documents numériques quand à eux doivent pouvoir être ‘transférés’ simplement : les mails entrants en faisant un simple transfert, les documents créés sur un ordinateur avec un simple 'enregistrer'…
Il faudra également veiller à la séparation la plus simple des fichiers. Sur certains scanners, on peut choisir 1 pdf = 1 page (voir plusieurs), sur certains logiciels, on pourra mettre des séparateurs (page, tampon, code barre…).
L’un des secrets d’une mise en place réussie, c’est de bien travailler cette partie intégration.
Les documents devront être « rangés », préférez une solution qui aura un apprentissage intelligent, c’est-à-dire qui retient les éléments de classement de vos documents au fur et à mesure, et sur laquelle il est possible de créer des ‘modèles’ pour un classement automatique. Un OCR puissant est incontournable pour transformer les images en texte, sur lequel il sera possible de faire de la recherche 'plein texte'.
Venons en aux liens avec les autres logiciels. Encore une fois, le coté pratique est à retenir et éviter les usines à gaz. Un développeur, s’il en a le temps et donc le budget peut tout faire. Attention cependant à ne pas trop complexifier les relations entre les logiciels, et à conserver un rapport intéressant entre l’investissement et le gain de temps. L’une des passerelles les plus utiles est celle qui consistent à envoyer directement les écritures comptables des factures dans la compta.
L’intégrateur de la solution doit proposer une formation selon les compétences des utilisateurs, pouvoir revenir pour répondre aux questions qui surviendraient au fur et à mesure de l’utilisation, et être présent pour pouvoir apporter des évolutions à la solution mise en place. La formation doit être distincte pour les utilisateurs et le (ou les) administrateur(s).
Il conviendra aussi de penser à des aspects plus anecdotiques, ceux qui peuvent devenir un frein utilisateur, ou au contraire faciliter le travail quotidien. Le meilleur exemple, c’est l’écran de 1982 en 8 pouces qui trône encore fièrement sur quelques bureaux de nos entreprises. Celui là, il faudra l’abandonner, le mettre au musée, au profit d’un grand écran voir d’un double écran, très pratique lorsqu’on commence à utiliser plus de documents numériques que de papier : sur un écran, le logiciel du quotidien (comptable par exemple), sur l’autre les documents issus de la GED.
Les obligations du point 2 sont à vérifier avec l’éditeur. Un éditeur qui ne fait que de la dématérialisation y aura nécessairement apporté toute son attention.
Le financier sera quand à lui content si le retour sur investissement est palpable et calculable et la solution dimensionnée à la taille de sa structure. Nul doute qu’en faisant gagner du temps à vos salariés, le retour peut être rapidement gagnant.
Une démarche d’entreprise
La direction doit être un élément moteur dans la conduite du changement, elle doit savoir expliquer les bénéfices de la dématérialisation et appuyer la démarche du prestataire formateur. Plus la direction sera impliquée dans la démarche, plus la solution sera facile à mettre en place.
Appuyer vous sur les services impliqués dans les processus clés identifiés plus haut. Ils seront les meilleurs ambassadeurs auprès des autres services.
Choisie pour sa simplicité d'utilisation, son ergonomie, son sérieux, la solution de dématérialisation sera le meilleur allié des entreprises qui ne veulent pas perdre de temps dans leur quotidien.
Dans le prochain épisode, nous aborderons la pratique, avec une idée d'une solution globale à mettre en place.
En attendant, si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter !
