Parc d'imprimantes dans les PME : ratio Importance / coûts

Pour des questions d'efficacité, d'habitudes de travail, de confidentialité, les imprimantes locales sont parfois incontournables, car parties intégrantes de votre organisation. Et si plutôt que de les supprimer sans discernements, on en profitait plutôt pour en étudier le vrai coût et les solutions possibles...

Parc d'imprimantes : ce qu'il faut savoir

Le coût de gestion d'un parc d'imprimantes est souvent largement sous évalué, car on le limite souvent au seul budget des cartouches achetées.

Commande des consommables, gestion des dépannages (quand la machine n'est tout simplement pas jetée), achat des machines, gestion de plusieurs contrats de services et garanties, facturations… Toutes ces tâches représentent du temps et donc des coûts considérables à prendre en compte.

Au delà du temps passé à la gestion, c'est également la gestion des stocks qui est sous évaluée. Il est souvent coutume de prévoir plus de stocks de consommables que ce qu’il y en ait réellement besoin. Entre la trésorerie inutilement mobilisée, la place que prend le stock, les consommables perdus à cause de changement de gamme par exemple, le coût peut être bien plus important encore.

Les imprimantes hors contrats dans les PME représentent une charge au quotidien pour les équipes informatiques car elle représente jusqu’à 40% des appels vers le support !

L'écologie dans le milieu de l'impression

A l'heure où l'écologie tient une place prépondérante dans les actes d'achat et dans la réputation des entreprises, c'est le moment de se pencher sur la politique « eco-gestes » dans l'impression. L'idée est d'éviter le gaspillage par des gestes simples, pour d'une part respecter l’environnement, et d'autre part, respecter le portefeuille de l'entreprise. Les mauvais gestes ? l'impression seulement en recto au lieu d’un recto-verso, impression couleur au lieu de noir & blanc, un changement anticipé (et inutile) de consommables d’impression…

•   Un salarié d’entreprise imprime en moyenne 28 pages par jour **
•   20% des documents imprimés sont jetés dans les 24h ou oubliés à l’imprimante **
•   80% des documents sont encore imprimés en Recto aujourd’hui **

En sensibilisant vos collaborateurs, avec l'instauration d'un système de coût à la page et d'un système d’impression avec identification adapté à leurs besoins, vous pourrez davantage maîtriser vos dépenses. Il existe des solutions efficaces pour accompagner la mise en place de ce type de charte d'impression, comme Papercut par exemple, solutions aux multiples fonctionnalités, multimarques et adaptables à volonté.

Une fois la prise de conscience faite, le 1er réflexe est de vouloir supprimer ces imprimantes locales. Mais c'est parfois un non sens ou une perte d'efficacité, car les utilisateurs ont parfois besoin de récupérer rapidement une impression, ne peuvent sortir de la pièce par souci de confidentialité.